Orientering om behandling af personoplysninger til elever (og forældre til elever under 18 år)

Som led i din uddannelse på Nyborg Gymnasium indsamler og behandler Nyborg Gymnasium personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år), jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen.

Nyborg Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig (og dine forældre, hvis du er under 18 år), som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for, at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gældende uddannelseslovgivning.

Vi indsamler og behandler personoplysninger for at kunne

• identificere dig
• sætte dig på hold
• undervise dig
• låne bøger ud til dig i vores bogdepot og i vores bibliotek
• administrere dit fravær
• dokumentere, at du fx kan oprykkes til næste klassetrin
• behandle dine ansøgninger om SU eller andre ydelser
• indstille dig til eksamen

Hjemlen til behandling af dine personoplysninger findes i den gymnasiale lovgivning samt i lovgivningen om erhvervsuddannelser, som du finder en oversigt over nederst i dette dokument.

Vi behandler også personoplysninger, hvis det er nødvendigt af saglige, driftsmæssigt begrundede årsager, fx til gennemførelse af kontrolforanstaltninger, forebyggelse af snyd ved eksamen og til brug for skolens økonomistyring, herunder fx:

• Oplysninger om din adgang til, og din trafik i de it-systemer, som du er brugeroprettet i. Vi har adgang til oplysningerne som led i vores systemdrift og vedligehold samt til forebyggelse af misbrug i brugertrafik og –adfærd i skolens it-systemer, fx i Lectio og på skolens netværk, herunder også som led i forebyggelse og håndtering af snyd ved eksamen med internetadgang.
• Videooptagelser i de områder, hvor der er kameraovervågning. De kameraovervågede områder er tydeligt markeret med skiltning.
• Oplysninger om betalingskort og transaktioner som led i dit eller dine forældres køb af billetter til skolens arrangementer eller betaling for studieture.

I sjældnere tilfælde kan det blive nødvendigt at behandle fortrolige eller følsomme personoplysninger om dig og evt. også dine forældre, fx hvis du beder om skolegang på særlige vilkår, fx pga. handicap eller særlige sociale forhold, hvis du tilsidesætter skolens studie- og ordensregler, eller vi har mistanke om snyd til prøver eller eksamen, hvis du aflægger ordblindetest, hvis du skal på studietur (i så fald skal du aflevere pasoplysninger), eller hvis du søger om dispensation til udeboende SU på baggrund af fx særlige forhold i hjemmet.

Derudover foretager vi også følgende behandlinger af personoplysninger om dig, hvis du har samtykket til det:

• Offentliggørelse af fx foto eller video af dig på internettet, fx på skolens hjemmeside, på skolens profil på sociale medier eller i skolens trykte publikationer
• Registrering af følsomme personoplysninger om dig som led i studievejledning, herunder også oplysninger, der gives til brug for fx ansøgning om fx SPS-midler, dispensation til udeboende SU eller anden form for støtte, fx ekstra tid til eksamen
• Visning af dine kontaktoplysninger i ”klasse-adresselister”

Du giver dit samtykke på samtykkeerklæringen, som du finder i GymBetaling i et link nederst på vores hjemmeside. Din besvarelse af samtykkeerklæringen er obligatorisk, men det er frivilligt, om du vil give samtykket. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke med fremadrettet virkning samt med tilbagevirkende kraft, hvis dette er teknisk muligt.

Overførsel til tredjelande

Personoplysningerne overføres ikke til tredjelande.

Videregivelse

Nyborg Gymnasium videregiver kun personoplysninger om dig, hvis det er et krav ifølge lovgivningen, og det i øvrigt er nødvendigt for varetagelsen af vores pligter som uddannelsesinstitution.

Modtagere af dine oplysninger kan fx være modtagergymnasiet, hvis du flytter skole, Ungdommens Uddannelsesvejledning, hvis du forlader skolen i utide, Undervisningsministeriet eller ministeriets styrelser, Regionen eller Styrelsen for Videregående Uddannelser.

Dine rettigheder (og dine forældres, hvis du er under 18 år)
Retten til indsigt: Du (eller dine forældre) kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig (eller dem), hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer), hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til samt på hvilket grundlag, vi evt. overfører personoplysningerne til tredjelande, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Indsigten kan gives enten ved, at vi udleverer en kopi af oplysningerne, og/eller ved, at vi beder dig/jer om selv at logge ind med din brugeradgang i it-systemet og se oplysningerne deri (hvis der er fuld adgang til egne oplysninger i systemet).

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Du (eller dine forældre) kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis dine/jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Nyborg Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du (eller dine forældre) kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig eller jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: Du (eller dine forældre) har ret til at få begrænset vores behandling af personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Nyborg Gymnasiums dokumentation for vores administration af dine skolegang.

De fleste oplysninger om dig slettes derfor 3 år efter, du er blevet student.

Følgende oplysninger om dig slettes dog først efter 5 år: oplysninger i sager om ansøgning og administration af udeboende SU og SPS-midler. Følgende oplysninger om dig slettes efter 10 år: oplysninger om sanktioner. Dit eksamensbevis slettes efter 30 år. Dog skal du være opmærksom på at dit eksamensbevis indberettes til Undervisningsministeriets eksamensdatabase.

Dine forældres personoplysninger (stam- og kontaktoplysninger) opbevares indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger, indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student. Hvis der fx som led i ansøgning om udeboende SU eller din optagelse på Nyborg Gymnasiums kostafdeling er indhentet oplysninger om dine forældres indkomst eller øvrige forhold, opbevarer vi dem, indtil der er gået 5 år efter, du er blevet student.

Hvis du tilbagekalder det samtykke, du har givet os til visse behandlinger, jf. afsnittet om samtykke, ophører vi fremover med de persondatabehandlinger, du gav samtykke til. Dog kan vi have behov for fortsat at behandle visse af personoplysningerne i en begrænset periode, fx som dokumentation for den administration af økonomiske tilskud eller særlige vilkår, som du har modtaget på baggrund af personoplysninger, som du gav samtykke til, vi måtte behandle. Hvis dit samtykke er givet til offentliggørelse af dit foto eller video på internettet, vil vi gøre, hvad vi kan for at fjerne dine personoplysninger igen. Vi vil fjerne dine personoplysninger, hvis det er os teknisk muligt med de redskaber, vi er i besiddelse af. Vi kan dog ikke garantere, at materialet kan fjernes igen fra fx Googles søgemaskine eller Facebook.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine forældre) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

Formalia
Nyborg Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, som vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolens databeskyttelsesrådgiver kontaktes på dpo@gfadm.dk

Klageadgang
Nyborg Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

Hjemlen til behandling af dine og dine forældres personoplysninger findes i nedenstående lovgivning:

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen efter den 1. august 2017:

• Lov om de gymnasiale uddannelser (lov nr. 41 af 12/01/2024)
• Bekendtgørelse om de gymnasiale uddannelser (bkg. nr. 497 af 18/05/2017)
• Bekendtgørelse af lov om erhvervsuddannelser (lovbkg. nr. 40 af 11/01/2024)
• SU-loven (lovbkg. nr. 395 af 13/04/2023)
• Almen Eksamensbekendtgørelse (bkg. nr. 343 af 08/04/2016)
• Bekendtgørelse om studie- og ordensregler i de gymnasiale uddannelser (bkg. nr. 1338 af 09/12/2019),
• Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelser m.v. (SPS- bekendtgørelsen) (bkg. nr. 1947 af 10/12/2020)

Love og bekendtgørelser for elever, der har påbegyndt uddannelsen før den 1. august 2017:

• Gymnasieloven (lovbkg. nr. 766 af 09/06/2015)
• HF-loven (lbk. nr. 767 af 09/06/2015)
• STX-bekendtgørelsen (bkg. nr. 776 af 26/06/2013)
• HF-bekendtgørelsen (bkg. nr. 779 af 26/06/2013)
• Almeneksamensbekendtgørelse (bkg. nr. 343 af 08/04/2016)
• Meritbekendtgørelsen (bkg. nr. 130 af 21/02/2011)
• SU-loven (lovbkg. nr. 1037 af 30/08/2017)
• Bekendtgørelse om studie- og ordensregler i de gymnasiale uddannelser  (bkg. nr. 1077 af 13/09/2017 samt §§ 9, 10 og 14 i den tidligere bkg. nr. 1222 af 04/12/2006),
• Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelser m.v. (SPS- bekendtgørelsen) (bkg. nr. 1377 af 09/12/2013)

Brug af Nyborg Gymnasiums netværk samt sikker kommunikation med os om din skolegang
Som led i din skolegang vil du få adgang til nogle af skolens it-systemer og undervisnings-netværk.

Vores retningslinjer om hvad skolens it-systemer og netværk må bruges til, hvordan du beskytter dine egne personoplysninger som led i fx brug af apps i undervisningen, samt hvordan du må bruge andres (fx dine kammeraters) personoplysninger, finder du i skolens studie- og ordensregler punkt 3.10, 5.1 nr. 7 og 11 samt punkt 5.2, som du er forpligtet til at læse.

Nyborg Gymnasium vil hovedsageligt kommunikere med dig og dine forældre via e-boks.

Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen

EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)

Følsomme personoplysninger er oplysninger om bl.a. politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsdiagnoser, etnisk oprindelse eller oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering